Verkoopfacturen
Op deze pagina vind je uitleg over diverse uit te voeren werkzaamheden, met name in het kader van digitalisering.
Bij vragen of bijzonderheden kun je altijd bellen of appen via (0511) 477 555 of mailen naar mail@jekawe.nl.
Verkoopfacturen kunnen worden gemaild naar:
1 9 0 0 4 – k l a n t n u m m e r – v @ m i n o x s c a n . n l (voor de @ een v van verkoop)
Let op: ieder bestand mag maar één factuur bevatten; een verzamelscan met meerdere facturen kan niet worden verwerkt. In één mail mogen wel meerdere bestanden zijn opgenomen. Aanlevering als link naar een cloudopslag of WeTransfer is niet mogelijk.
De factuur moet zijn opgemaakt als PDF of afbeelding (jpg, png, bmp); andere bestandstypen moeten eerst worden omgezet naar één van deze formaten.
Voor het aanleveren van verkoopfacturen beschrijven we onderstaand verschillende mogelijkheden.
Aanleveren via facturatiesoftware
Om geen werk van het doorsturen van verkoopfacturen te hebben en er zeker van te zijn dat deze allemaal in de boekhouding terecht komen, is het vaak ook mogelijk om in de facturatiesoftware een (bcc-)mailadres toe te voegen aan de verzendinstellingen. Vul daar het minoxscan-mailadres in en alle facturen worden rechtstreeks naar de boekhouding gemaild.
Voor klanten welke de verkoopfactuur niet per mail ontvangen adviseren wij het eigen mailadres bij de klant in te vullen en de verkoopfactuur zowel voor de klant te printen als per mail te versturen. De verkoopfactuur komt dan in je eigen mailbox terecht (en kan daar eenvoudig worden verwijderd) en wordt rechtstreeks naar de boekhouding gemaild.
Voeg, voor zover in de facturatiesoftware mogelijk, naast de PDF-factuur ook het UBL-bestand toe aan de verzendinstellingen. Dit is een standaard bestandstype met de factuurgegevens, zodat de kans op fouten bij verwerking in de boekhouding minimaal zijn.
Aanleveren via verkoop-mailadres
Wij adviseren om een afzonderlijk mailadres voor het versturen van verkoopfacturen aan te maken (bijv. verkoop@domeinnaam.nl). In de instellingen van deze mailbox kan worden aangegeven dat alle uitgaande mail automatisch moet worden doorgestuurd. Vul daar het minoxscan-mailadres in en alle verkoopfacturen worden rechtstreeks naar de boekhouding gemaild!
De verkoop-mailbox kun je gebruiken om betaalde verkoopfacturen te markeren, zodat je hiermee zicht houdt op openstaande verkoopfacturen.
Aanleveren via mail
Alle in een willekeurige of verschillende mailbox(en) verstuurde verkoopfacturen kun je met een bcc-adres of handmatig doorsturen naar het minoxscan-mailadres. Dit vereist discipline om alle verkoopfacturen door te sturen en mails niet dubbel door te sturen.
Als je zowel de verkoopfacturen als de inkoopfacturen handmatig aanlevert is het handig om beide minoxscan-mailadressen onder een eenvoudige naam in het adresboek van je mailprogramma op te nemen. Dat voorkomt aanlevering naar het onjuiste mailadres, want het verschil tussen de mailadressen is namelijk maar minimaal.
Aanleveren van bestanden
Voor zover je gewend bent om verkoopfacturen op je PC, laptop of server op te slaan adviseren wij om deze dubbel op te slaan: in de bekende map en in een map ‘naar Jekawe’. De in de map ‘naar Jekawe’ opgeslagen bestanden verstuur je naar het minoxscan-mailadres. Na verzending verwijder je de bestanden; zo lever je de verkoopfacturen niet dubbel aan.
Aanleveren via Bizcuit
Eventueel kan voor het aanleveren van verkoopfacturen – mogelijk in combinatie met de inkoopfacturen en bankmutaties – gebruik worden gemaakt van de Bizcuit-app. Wil je meer weten? Vraag ons gerust om een toelichting.
