Inkoopfacturen en bonnetjes
Op deze pagina vind je uitleg over diverse uit te voeren werkzaamheden, met name in het kader van digitalisering.
Bij vragen of bijzonderheden kun je altijd bellen of appen via (0511) 477 555 of mailen naar mail@jekawe.nl.
Inkoop- en kostenfacturen en bonnetjes kunnen worden gemaild naar:
1 9 0 0 4 – k l a n t n u m m e r – i @ m i n o x s c a n . n l (voor de @ een i van inkoop)
Let op: ieder bestand mag maar één factuur bevatten; een verzamelscan met meerdere facturen kan niet worden verwerkt. In één mail mogen wel meerdere bestanden zijn opgenomen. Aanlevering als link naar een cloudopslag of WeTransfer is niet mogelijk.
De factuur moet zijn opgemaakt als PDF of afbeelding (jpg, png, bmp); andere bestandstypen moeten eerst worden omgezet naar één van deze formaten.
Vraag leveranciers om, voor zover mogelijk, naast de PDF-factuur ook het UBL-bestand mee te mailen. Dit is een standaard bestandstype met de factuurgegevens, zodat de kans op fouten bij verwerking in de boekhouding minimaal zijn.
Voor het aanleveren van inkoop- en kostenfacturen en bonnetjes beschrijven we onderstaand verschillende mogelijkheden.
Aanleveren via factuur-mailadres
Wij adviseren om een afzonderlijk mailadres voor het ontvangen van inkoop- en kostenfacturen aan te maken (bijv. factuur@domeinnaam.nl). Dit factuur-mailadres geef je door aan je leveranciers, waarna alle facturen in één mailbox worden ontvangen. In de instellingen van deze mailbox kan worden aangegeven dat alle binnenkomende mail automatisch moet worden doorgestuurd. Vul daar het minoxscan-mailadres in en alle facturen worden rechtstreeks naar de boekhouding gemaild.
Van bonnetjes en per post ontvangen facturen kun je een foto maken en de foto vervolgens mailen naar het eigen factuur-mailadres of het minoxscan-mailadres. Ook deze worden dan rechtstreeks in de boekhouding opgenomen.
De facturen-mailbox kun je gebruiken om betaalde facturen te markeren, zodat je hiermee zicht houdt op openstaande facturen.
Let op dat leveranciers dit factuur-mailadres niet voor reclame gebruiken. Elk ingelezen document kost namelijk tijd en geld en vervuilt de administratie. Wij adviseren om bij ontvangst van reclamemails direct het factuur-mailadres uit te schrijven op de verzendlijst van de leverancier.
Aanleveren via mail
Alle in een willekeurige of verschillende mailbox(en) ontvangen facturen kun je handmatig doorsturen naar het minoxscan-mailadres. Dit vereist discipline om alle facturen door te sturen en mails niet dubbel door te sturen.
Van bonnetjes en per post ontvangen facturen kun je een foto maken en de foto vervolgens mailen naar het minoxscan-mailadres.
Als je zowel de inkoopfacturen als de verkoopfacturen handmatig aanlevert is het handig om beide minoxscan-mailadressen onder een eenvoudige naam in het adresboek van je mailprogramma op te nemen. Dat voorkomt aanlevering naar het onjuiste mailadres, want het verschil tussen de mailadressen is namelijk maar minimaal.
Aanleveren via bestanden
Voor zover je gewend bent om binnengekomen facturen (dit telt ook voor bonnetjes en per post ontvangen facturen) op je PC, laptop of server op te slaan adviseren wij om deze dubbel op te slaan: in de bekende map en in een map ‘naar Jekawe’. De in de map ‘naar Jekawe’ opgeslagen bestanden verstuur je naar het minoxscan-mailadres. Na verzending verwijder je de bestanden. Zo lever je de facturen niet dubbel aan.
Aanleveren via Bizcuit
Eventueel kan voor het aanleveren van inkoopfacturen en bonnetjes – mogelijk in combinatie met de verkoopfacturen en bankmutaties – gebruik worden gemaakt van de Bizcuit-app. Wil je meer weten? Vraag ons gerust om een toelichting.
